glavargument.ru

Форма акта на списание документов с истекшим сроком хранения

Форма акта на списание документов с истекшим сроком хранения

Оглавление:

Работа экспертной комиссии


Заседания экспертных комиссий, действующих на регулярной основе, проводятся по плану не реже двух раз в год. При необходимости в сложных ситуациях приглашаются консультанты и эксперты архивоведения.

В функции ЭК включены следующие действия:

  1. отбор бумажных носителей на архивное хранение;
  2. определение сроков сохранения скопившейся документации согласно законодательству;
  3. продление периода хранения.
  4. проведение экспертизы ценности;
  5. сортировка документов, сроки которых истекли, для уничтожения;
  6. контроль за соблюдением периода хранения бланков строгой отчетности;

Факт проведения заседания протоколируется и подписывается руководителем предприятия.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения.

Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков. Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации.

Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг.

По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео.

При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика. С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров.

Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию. Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер.

Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

  1. должность работника, который сдавал документацию для утилизации;
  2. кто из работников архива вносил изменения в учетные бумаги: должность, подпись и ее расшифровка.
  3. место, куда сдается макулатура (название предприятия);
  4. количество единиц документации, подлежащей уничтожению;
  5. дата и номер приемно-сдаточной накладной по этим бумагам;
  6. ее общий вес;
  7. дата и подпись этого работника с расшифровкой;

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Личное мнение

Верижникова Марина ГеннадьевнаИмею два высших образования по специальностям «Маркетинг» и «Экономика предприятия». 2 года работала в ОГУЭТ преподавателем дисциплины «Финансы и кредит».

Занимаюсь написанием экономических и юридических публикаций уже около 6 лет.

В тренде 1032 6895 1 5644Телеграм-канал FBMПодбери себе франшизу© 2017–2020 «ФБМ.РУ» Франшизы Бизнес Маркетинг – каталог франшиз, идеи для бизнеса

Составление акта

В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года. В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком. Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов. Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой. Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно.

В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства. Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению. Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его.

Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации. Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении.

Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

  1. если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.
  2. если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.

После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд. Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя. В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем.

При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.). Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз.

2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов.

При этом не следует забывать о следующем:

  1. необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.
  2. запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
  3. нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
  4. нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта.

Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом. Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.
Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам.

Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Как составить акт на уничтожение документов Как не ошибиться с датой акта Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Оформляем факт уничтожения документов Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя? Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме Итоги

Определение ценности документов

Порядок определения ценности документов и отбора их к уничтожению регламентируется одобренными Росархивом «Основными правилами работы архивов организации» от 2002 года и более современными, хотя и во многом идентичными Правилами работы архивов организации, утвержденными приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года.

Экспертиза ценности документа в течение его «жизни» проводится как минимум дважды:

  1. по истечении установленного срока хранения, когда определяются документы, которые можно уничтожить, и документы, которые будут переданы (если это предусмотрено) в объединенный архив.
  2. в конце делопроизводственного года при переутверждении номенклатуры дел организации на следующий год;

Для того чтобы определить ценность документа требуется учет мнения специальной экспертной комиссии (ЭК), состав которой назначается приказом по предприятию.

Председателем комиссии назначается директор или заместитель директора по административной части или начальник службы делопроизводства.

В комиссию рекомендуется включать не мене трех человек из числа наиболее хорошо разбирающихся в документации работников (как правило, это начальник кадровой службы, начальник службы делопроизводства) и обязательно — лицо, ответственное за архив организации. Эти работники будут нести ответственность за определение срока хранения каждого документа. Для экспертизы ценности электронных документов могут быть привлечены работники IT-службы.

Если в организации имеется научная или иная документация, требующая учета мнения определенного специалиста, может быть создана отдельная комиссия с участием компетентных в данной области работников.

В полномочия ЭК входит продление срока хранения отдельных документов, если они будут признаны не утратившими ценность даже после того, как срок их хранения истек.

Оформляется решение ЭК протоколом. Протоколы заседания экспертной комиссии предприятия в случае, если документы передаются в городской или другой архив, обязательно согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архива. Без ее одобрения изменение сроков хранения документов не допускается.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года. Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558 и составляют:

  1. квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.
  2. сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП). Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: План ФХД — это документ, который определяет структуру финансирования государственного задания, капитальных вложений, деятельности, приносящей доход, и расходов, рассчитанных на основании запланированных поступлений.

В декабре заполняем ПФХД на 2020 год по новой форме и новым правилам. 14 ноября 2019 Заявление на увольнение по собственному желанию — это основание для начала процедуры расторжения трудового договора.

Порядок его оформления имеет некоторые особенности, их важно учитывать.

24 декабря 2019 Требование вести Журнал учета первичных средств пожаротушения (далее — ПСП) содержится в Правилах противопожарного режима в Российской Федерации (утвержденных Постановлением правительства № 390 от 25.04.2012). 15 января 2019 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Порядок утилизации бухгалтерских документов

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  • Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.
  • Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве.

Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца. Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре.

После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно ( (далее — Закон о бухучете); (далее — Закон об архивном деле); ; ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

  • (далее — Положение));
  • ;
  • (далее — Правила)).
  • (далее — Перечень));

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов. Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте. Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор» 121351, г.

Москва, ул. Кунцевская, д.26 ИНН 7731332719 / КПП 773101001 Утверждаю Мохов Генеральный директор Мохов О.Л.

08.11.2016 Акт об уничтожении документов от 07.11.2016 № 1 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы: Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет) Товарные накладные полученные 01.01.2010-31.12.2010 4 5 Товарные накладные выданные 01.01.2009-31.12.2010 10 5 Счета-фактуры полученные 01.01.2010-31.12.2010 5 5 Счета-фактуры выданные 01.01.2009-31.12.2010 9 5 Кассовые документы 01.01.2007-31.12.2009 3 5 Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.

Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./ Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./ Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Законы

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги.

Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

  1. Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
  2. Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);
  3. Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.
  4. Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются ().

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией.

Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (). Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем ().

Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя. В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт списания документов на уничтожение: образец составления

Каждый месяц деловые бумаги, от налоговых накладных до обычной переписки, пополняют кипы пылящихся по шкафам папок.

И наступает время, когда пора решать вопрос, что с этим всем добром делать, какая документация подлежит хранению, а какая нет. также важны сроки, в течение которых часть бумаг должна быть неприкасаемой и доступной для предъявления в любой момент, когда это потребуется. Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.

Важно понимать, что размер, масштаб фирмы совершенно неважен, правила одни для всех.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Бумаги при пропаже первички и иных документов

Теперь предположим, что документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны.

В таком случае обязательно предпримите действия по расследованию причин и восстановлению пропажи.Первым делом сотрудник, обнаруживший утерю, должен написать служебную записку в свободной форме.На основании служебной записки оформите приказ за подписью руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Приведу примерный образец такого документа (см.

ниже. –Примеч. ред.). Наконец, результаты работы комиссии оформите актом (см.

образец ниже. – Примеч. ред.). Как быть, если в период работы комиссии налоговики потребуют документы, которые были утеряны? Выход из столь щекотливой ситуации есть. Просто попросите инспекторов увеличить срок представления документов. Так позволяет поступить пункт 3 статьи 93 НК РФ. Будьте внимательны: письмо с просьбой представить документы позже нужно направить в инспекцию на следующий день после того, как получили требование из ИФНС.Приказ о создании комиссии и акт по расследованию пропажи документов будут документальным обоснованием.
Будьте внимательны: письмо с просьбой представить документы позже нужно направить в инспекцию на следующий день после того, как получили требование из ИФНС.Приказ о создании комиссии и акт по расследованию пропажи документов будут документальным обоснованием.

А вы тем временем запросите у контрагентов дубликаты бумаг.Но не исключено, что и деловые партнеры не смогут предоставить вам документы. Например, эта организация уже не существует, а значит, просить документы не у кого.В таком случае вы, к сожалению, не сможете подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Что наверняка приведет к налоговым доначислениям.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  • уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
  • уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  • уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.
  • уничтожение должно быть санкционированным;

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

  • подпись лица, ответственного за архив;
  • в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
  • основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
  • преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
  • если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
  • если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.
  • номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
  • «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
  • отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления. Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.). Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов. Читайте также

Этап 2.

Составьте акт о выделении к уничтожению документов

Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения.

Для этого издают соответствующий приказ (см.

образец). Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13. 25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен.

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Вправе ли ТОО самостоятельно уничтожать бухгалтерские документы по истечении срока их хранения в соответствии с законодательством?

(Д. Источник: http://gorizontsyzran.ru/konsultaciya/4511-akt-na-spisanie-dokumentov-s-istekshim-srokom-khraneniya-obrazec-2018.html

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.

Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2015 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе.

Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Какие документы никогда не списываются

Имеются определенные акты, которые не подлежат уничтожению.

Они непременно хранятся постоянно, поэтому нет никаких сроков для их содержания. К таким значимым бумагам относится:

  1. бухгалтерские отчеты за год.
  2. бухбалансы, составляемые по итогам года;
  3. годовые отчеты, имеющие отношение к уплате налогов или ведению бухучета;

Важно!

Постоянно сохраняются акты, подтверждающие уплату налогов, а также правильность расчета данных сборов.Именно комиссия должна определять, какие бумаги должны постоянно храниться на предприятии. Все они вносятся в специальный перечень, после чего подписывается этот список руководителем фирмы.

Далее документация сдается в архив, который может быть собственным или государственным.

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Вы здесь Опубликовано 2012-05-09 15:57 пользователем Valeratal Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов. Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1.

Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В.

Борисова; секретарь М.И. Петрова. 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Директор ЗАО «Актив» Васильев /А.И.

Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение. Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт о выделении документов на уничтожение 21 марта 2002 года г. Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист А.Л.

Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В.

Борисова; секретарь М.И. Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1. Кассовые документы за 1996 год (1 папка).

2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).

3. Кассовая книга за 1996 год. 4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка).

6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки). 7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка).

8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.

9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка). 10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А.

Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В.

Борисова/ Петрова /М.И. Петрова/ После того как эксперты «благословят» уничтожение документов, акт попадает на утверждение руководителю организации.

Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом — разорвать, отправить в шредер, сжечь. Если документов очень много, процедуру уничтожения может провести, например, котельная. Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.
Бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт — о физическом уничтожении документов. Акт может выглядеть так: ЗАО «Актив» Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек 28 марта 2007 года г.

Москва Экспертная комиссия в составе: — председатель комиссии — юрист Иванов А.А.; — члены комиссии — главный бухгалтер Борисова О.В.; секретарь — Петрова М.И., составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как макулатура ОАО «Вторсырье» согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ 100256, которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./ Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./ Петрова /Петрова М.И./ Деньги, которые вам заплатит за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, вы должны учесть в составе операционных доходов. Пример Предположим, что ОАО «Вторсырье» заплатило «Активу» за сданную макулатуру 118 руб.

(в том числе НДС — 18 руб.). Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки: Дебет 50 Кредит 91-1 118 руб. — оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» 18 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.

Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие.

Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность. То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло.

Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку. Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации.

Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол.

Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании. Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв.

приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г. Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  • Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  1. уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку.

    Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;

  2. уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  • После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов.

    Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов.

Back to Top