glavargument.ru

Оформление личных дел сотрудника при реорганизации образовательной организации

Оформление личных дел сотрудника при реорганизации образовательной организации

Как провести реорганизацию бюджетного учреждения


В настоящее время в России активно ведутся поиски способов повышения эффективности организации и функционирования системы бюджетных учреждений. Основные направления деятельности в рассматриваемой области были определены еще Концепцией реформирования бюджетного процесса в Российской Федерации в 2004-2006 гг., одобренной постановлением Правительства РФ от 22.05.2004 № 249. В частности, в соответствии с Концепцией предполагалось провести глубокие преобразования, направленные на уточнение правоспособности бюджетных учреждений.Реорганизация бюджетных учреждений (наряду с таким мерами, как ликвидация и переподчинение части получателей бюджетных средств, привлечение организаций различных организационно-правовых форм к предоставлению государственных (муниципальных) услуг и т.п.), видится разработчикам вышеозначенной концепции одним из путей разрешения существующих проблем.В настоящем материале будет рассмотрен порядок действий по реорганизации бюджетного учреждения. В том числе мы остановимся подробнее на подготовке документации, вопросах правопреемственности и скрытых нюансах, возникающих в процессе реорганизации.Правовые основы реорганизации Правовые основы реорганизации юридических лиц установлены положениями части первой Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ).

В частности, ст. 57 ГК РФ предусматривает возможность проведения реорганизации в форме слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования. Следует различать указанные понятия: — преобразование – это изменение организационно-правовой формы юридического лица; — слияние — прекращение двух или нескольких юридических лиц и образование на их основе нового юридического лица; — присоединение — прекращение двух или нескольких юридических лиц и переход их прав и обязанностей к иному существующему юридическому лицу; — выделение — создание одного или нескольких юридических лиц, к которым переходит часть прав и обязанностей реорганизуемого юридического лица без его прекращения; — разделение — прекращение юридического лица, когда все его права и обязанности переходят к вновь созданным юридическим лицам. В соответствии с п. 3 ст. 120 ГК РФ особенности правового положения отдельных видов государственных и иных учреждений определяются законом1 и иными правовыми актами2.

В связи с тем, что учреждение является некоммерческой организацией (т. е. организацией, созданной для достижения социальных, благотворительных, культурных, образовательных, научных и управленческих целей, в целях охраны здоровья граждан и в иных целях), на него распространяются также положения Федерального закона 12.01.1996 № 7-ФЗ “О некоммерческих организациях” (далее – Закон 7-ФЗ). В частности, учреждение может быть преобразовано в фонд, автономную некоммерческую организацию, хозяйственное общество.

Преобразование государственных или муниципальных учреждений в некоммерческие организации иных форм или хозяйственное общество допускается только в случаях, которые установлены законом (п.

2 ст. 17 Закона7-ФЗ). Наконец, следует иметь в виду, что при реорганизации юридического лица подлежат применению и иные нормативные правовые акты Российской Федерации. В частности, государственная регистрация организации, возникшей в результате реорганизации, и внесение в единый государственный реестр юридических лиц (далее – ЕГРЮЛ) записи о прекращении деятельности реорганизованной организации осуществляются в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 № 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” (далее – Закон № 129-ФЗ).Порядок проведения реорганизационных мероприятий Приведем стандартный алгоритм преобразования бюджетной организации на примере федерального учреждения. Сразу отметим, что все нижесказанное справедливо для учреждений, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления.

Итак, если учреждение намерено провести реорганизацию, требуется прохождение следующих этапов.1. Решение о реорганизации Согласно п. 1 ст. 57 ГК РФ реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.

В соответствии с п. 1 постановления Правительства РФ от 10.02.2004 № 71 “О создании, реорганизации и ликвидации федеральных государственных учреждений” решения о реорганизации федеральных государственных учреждений принимает Правительство РФ. Проекты указанных решений подготавливают федеральные органы исполнительной власти, на которые возложены координация и регулирование деятельности в соответствующей отрасли, по согласованию с Министерством экономического развития РФ (Минэкономразвития), Министерством здравоохранения и социального развития РФ (Минздравсоцразвития) и Министерством финансов РФ (Минфин России). Проект решения Правительства РФ о реорганизации федерального государственного учреждения должен предусматривать предмет и цели деятельности учреждения, а также предельную численность работников и размер ассигнований на содержание реорганизуемого учреждения в пределах средств, предусмотренных на эти цели в федеральном бюджете.

Кроме того, в соответствии с п. 2 письма Минфина России от 16.06.2003 № 03-01-01/08-176 “О порядке проведения реорганизации и ликвидации федеральных органов исполнительной власти и федеральных учреждений и отражении указанных процедур и их результатов при исполнении федерального бюджета и в бухгалтерском учете и отчетности учреждений” (далее – Письмо № 03-01-01/08-176) в таком решении следует отразить: — основание для принятия решения о реорганизации органа или учреждения; — дату, на которую проводится реорганизация органа или учреждения; — срок проведения реорганизационных мероприятий; — создание органа (комиссии), уполномоченного учредителем на реорганизацию с назначением председателя органа (комиссии) при реорганизации органа или учреждения; — источник финансирования расходов, связанных с проведением реорганизации; — перечень органов или учреждений, которым передаются функции, права и обязанности, активы (финансовые и нефинансовые) и обязательства (далее – активы и обязательства) реорганизуемого органа или учреждения3. При необходимости в указанных решениях отражаются вопросы, связанные с передачей имущества реорганизуемого учреждения Росимуществу.Обратите внимание!

Порядок и сроки упразднения органа (комиссии), уполномоченного на реорганизацию, определяются правовым актом учредителя, а в случае реорганизации федерального органа исполнительной власти – распоряжением Правительства РФ. При этом орган (комиссия), уполномоченный на реорганизацию, не может быть упразднен до представления оформленного в установленном порядке передаточного или разделительного балансов (п. 4 Письма № 03-01-01/08-176).2.

Сообщения и уведомленияРегистрирующим органам.

Ст. 60 ГК РФ устанавливает, что юридическое лицо в течение трех рабочих дней после даты принятия решения о его реорганизации обязано в письменной форме сообщить в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц (т. е. налоговый орган по месту нахождения учреждения), о начале процедуры реорганизации с указанием того, в какой форме производится реорганизация. Если в реорганизации участвуют два и более юридических лиц (например, при слиянии), такое уведомление направляет юридическое лицо, последним принявшее решение о реорганизации, либо определенное решением о реорганизации.

Аналогичное положение содержит п. 1 ст. 13.1 Закона № 129-ФЗ. Форма уведомления приведена в Письме ФНС РФ от 23.01.2009 № МН-22-6/64@ “По вопросу внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о нахождении юридического лица в процессе реорганизации”. На основании упомянутого уведомления орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, вносит в ЕГРЮЛ запись о том, что юридическое лицо (юридические лица) находится (находятся) в процессе реорганизации (п.

1 ст. 13.1 Закона № 129-ФЗ).Обратите внимание!

В соответствии с подп. 4 п. 2 ст.

23 части первой Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ), налогоплательщики обязаны письменно сообщать в налоговый орган по месту нахождения организации о ее реорганизации или ликвидации в течение трех дней со дня принятия такого решения.

Такое сообщение направляется по форме С-09-4 (“Сообщение о реорганизации или ликвидации организации”), утвержденной Приказом ФНС России от 21.04.2009 № Таким образом, реорганизуемое учреждение должно направить в налоговый орган и уведомление о реорганизации, предусмотренное ст.60 ГК РФ, и соответствующее сообщение согласно НК РФ.

Причем оба документа направляются в трехдневный срок с момента принятия решения о реорганизации.Кредиторам.

Особое внимание при реорганизации юридического лица гражданское законодательство уделяет установлению гарантий прав кредиторов реорганизуемого лица.

Согласно п. 2 ст. 13.1 Закона № 129-ФЗ реорганизуемое юридическое лицо в течение пяти рабочих дней после даты направления уведомления о начале процедуры реорганизации в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, обязано в письменной форме уведомить известных ему кредиторов о начале реорганизации. Это уведомление составляется в произвольной форме.СМИ.

После внесения в ЕГРЮЛ записи о начале процедуры реорганизации реорганизуемое юридическое лицо дважды с периодичностью один раз в месяц помещает в средствах массовой информации, в которых публикуются данные о государственной регистрации юридических лиц, уведомление о своей реорганизации. В настоящее время данные о государственной регистрации юридических лиц публикуются в журнале “Вестник государственной регистрации”4.

В настоящее время данные о государственной регистрации юридических лиц публикуются в журнале “Вестник государственной регистрации”4.

Если в реорганизации участвуют два и более юридических лица, то, как и при уведомлении налогового органа о начале процедуры реорганизации, уведомление о реорганизации публикует юридическое лицо, последним принявшее решение о реорганизации, либо определенное решением о реорганизации, и делает это от имени всех участвующих в реорганизации юридических лиц. В уведомлении о реорганизации указываются сведения о каждом участвующем в реорганизации, создаваемом (продолжающем деятельность) в результате реорганизации юридическом лице, форма реорганизации, описываются порядок и условия заявления кредиторами своих требований, а также иные сведения, предусмотренные законом.Внебюджетным фондам. В соответствии с подп. 3 п. 3 ст.

28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования” (далее – Закон № 212-ФЗ) плательщики страховых взносов обязаны письменно сообщать в орган контроля за уплатой страховых взносов по месту нахождения организации о реорганизации или ликвидации организации в течение трех дней со дня принятия такого решения.

Уведомление о предстоящей реорганизации, направляемое во внебюджетные фонды, также составляется в произвольной форме, но обязательно на бланке учреждения с подписанием уполномоченным лицом и проставлением печати. Представлять такое сообщение можно непосредственно (лично) либо по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.Работникам. В процессе реорганизационных мероприятий вносятся соответствующие изменения в документы работников, связанные с работой (трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку по форме Т-2).

Поскольку меняются существенные условия трудового договора, уведомления об изменении таких условий направлять работнику необходимо в порядке, установленном ст. 74 ТК РФ. Уведомление работникам составляется в произвольной форме и вручается работнику лично под расписку, либо оно направляется по месту его жительства заказным письмом с уведомлением о вручении. Сделать это необходимо не позднее, чем за два месяца до изменения существенных условий трудового договора (ч.

2 ст. 74 ТК РФ). Кроме того, ч. 5 ст. 75 ТК РФ устанавливает, что изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации, и поэтому никаких уведомлений направлять не требуется. В таких случаях в трудовые книжки работников просто вносится в установленном порядке соответствующая запись.3.

Передаточный (разделительный) баланс Согласно ст. 58 и 59 ГК РФ после завершения всех расчетов по активам и обязательствам, но не позднее установленного учредителем срока окончания реорганизационных мероприятий, орган (комиссия) учреждения, уполномоченный на реорганизацию, составляет: — при присоединении, слиянии или преобразовании – передаточный акт; — при выделении или разделении бюджетных учреждений – разделительный баланс.

Передаточный или разделительный баланс по реорганизуемому органу или учреждению составляются в объеме форм годовой бухгалтерской отчетности, установленных Минфином России в Инструкции № 128н, и должны содержать положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юридического лица в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами.

Далее передаточный или разделительный баланс и акты приемки-передачи активов и обязательств реорганизуемого учреждения представляются учредителю, а в случае реорганизации федерального органа исполнительной власти – Минфину России, учреждению, которому переданы функции, права и обязанности реорганизуемого учреждения (п. 4 Письма № 03-01-01/08-176), и в органы Федерального казначейства или органу, осуществляющему кассовое обслуживание исполнения соответствующего бюджета в установленном порядке (п. 278 Инструкции № 128н). Передаточный акт и разделительный баланс утверждаются учредителями (участниками) юридического лица или органом, принявшим решение о реорганизации юридических лиц, и представляются вместе с учредительными документами для государственной регистрации вновь возникших юридических лиц или внесения изменений в учредительные документы существующих юридических лиц.

Непредставление вместе с учредительными документами соответственно передаточного акта или разделительного баланса, а также отсутствие в них положений о правопреемстве по обязательствам реорганизованного юридического лица влекут отказ в государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Данные передаточного или разделительного баланса, а также объемы лимитов бюджетных обязательств, объемы финансирования, кассовые и фактические расходы реорганизованного органа или учреждения отражаются на дату окончания реорганизации в главной книге и регистрах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности с начала года вновь созданными или принимающими органами или учреждениями, которым переданы функции, права и обязанности реорганизуемого органа или учреждения.4. Завершение реорганизационных мероприятий Одним из наиболее значимых этапов реорганизации являются регистрационные процедуры, осуществляемые в соответствии с Законом № 129-ФЗ.

Согласно п. 4 ст. 57 ГК РФ, именно с момента государственной регистрации юридическое лицо считается реорганизованным.

Как правило, государственная регистрация юридических лиц, создаваемых путем реорганизации, осуществляется регистрирующими органами (подразделениями ФНС РФ) по месту нахождения реорганизуемых юридических лиц (п. 1 ст. 15 Закона № 129-ФЗ). Исключение составляет случай прекращения деятельности присоединенного юридического лица, когда регистрация производится уполномоченным органом по месту нахождения юридического лица, к которому осуществляется присоединение (п.
1 ст. 15 Закона № 129-ФЗ). Исключение составляет случай прекращения деятельности присоединенного юридического лица, когда регистрация производится уполномоченным органом по месту нахождения юридического лица, к которому осуществляется присоединение (п.

3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).Обратите внимание!

Использование при регистрации бюджетного учреждения форм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2006 № 212 “О мерах по реализации отдельных положений федеральных законов, регулирующих деятельность некоммерческих организаций” (в частности, ф.

РН0002 “Заявление о государственной регистрации некоммерческой организации, создаваемой путем реорганизации” и ф.

РН0009 “Заявление о прекращении деятельности присоединенной некоммерческой организации” и т. д.) ошибочно. Согласно п. 5 ст.

1 Закона № 7-ФЗ, действие данного закона не распространяется на органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления, а также на государственные и муниципальные учреждения, если иное не установлено федеральным законом.

В связи с этим для государственной регистрации государственного или муниципального учреждения используются формы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 439(далее – Постановление № 439), например, форма заявления о государственной регистрации юридического лица, создаваемого путем реорганизации (форма N Р12001).

Порядок заполнения приведенных в Постановлении № 439 форм утвержден Приказом ФНС РФ от 01.11.2004 № САЭ-3-09/16@ “О методических разъяснениях по заполнению форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица и индивидуального предпринимателя”. В зависимости от формы реорганизации меняется состав документов, которые реорганизуемая организация должна предоставить в регистрирующий орган (см.

Таблицу).Перечень документов, предоставляемых реорганизуемой организацией в регистрирующий орган при различных формах реорганизацииПреобразование, слияние, разделение, выделение (ст. 14 Закона № 129-ФЗ)Присоединение (п.

3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ) 1) Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации каждого вновь возникающего юридического лица, создаваемого путем реорганизации; 2) Учредительные документы каждого вновь возникающего юридического лица, создаваемого путем реорганизации (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии); 3) Решение о реорганизации юридического лица; 4) Договор о слиянии в случаях, предусмотренных федеральными законами; 5) Передаточный акт или разделительный баланс; 6) Документ об уплате государственной пошлины.

3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ) 1) Подписанное заявителем заявление о государственной регистрации каждого вновь возникающего юридического лица, создаваемого путем реорганизации; 2) Учредительные документы каждого вновь возникающего юридического лица, создаваемого путем реорганизации (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии); 3) Решение о реорганизации юридического лица; 4) Договор о слиянии в случаях, предусмотренных федеральными законами; 5) Передаточный акт или разделительный баланс; 6) Документ об уплате государственной пошлины. 7) Документ, подтверждающий представление в территориальный орган Пенсионного фонда РФ сведений, предусмотренных пенсионным законодательством РФ. 1) Заявление о внесении записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица по форме № Р16003, утвержденной Постановлением № 439; 2) Решение о реорганизации юридического лица; 3) Договор о присоединении; 4) Передаточный акт.

Государственная регистрация осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган (п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ). Следует помнить, что момент государственной регистрации влечет за собой прекращение/возникновение ряда прав и обязанностей реорганизуемого учреждения. Как указано в Письме № 03-01-01/08-176, во время работы органа (комиссии), уполномоченного на реорганизацию, реорганизуемый орган или учреждение представляет бухгалтерскую отчетность в сроки и в объеме, определенные нормативными актами, установленными Министерством финансов РФ.

Таким образом, до даты государственной регистрации все операции, связанные с текущей деятельностью учреждения, отражаются в бухгалтерском учете бюджетного учреждения. До внесения регистрационных записей в Единый государственный реестр юридических лиц реорганизуемое учреждение исполняет обязанности по уплате налогов и сборов.

Указанное следует из положений ст.50 НК РФ.

Однако реорганизация юридического лица не изменяет сроков исполнения его обязанностей по уплате налогов правопреемником (правопреемниками) этого юридического лица (п. 3 ст. 50 НК РФ). До даты государственной регистрации и внесения соответствующих записей в ЕГРЮЛ реорганизуемое учреждение исполняет обязанности по уплате страховых взносов во внебюджетные фонды, что подтверждается п. 4 ст.10 Закона № 212-ФЗ, в соответствии с которым если организация была ликвидирована или реорганизована до конца календарного года, последним расчетным периодом для нее является период с начала этого календарного года до дня завершения ликвидации или реорганизации.

При реорганизации плательщика страховых взносов, уплату страховых взносов и представление расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам осуществляет его правопреемник или правопреемники (п. 16 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Согласно п. 6 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” при реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций (подп.

6 ст. 23 Закона № 125-ФЗ). В частности, прежний работодатель обязан передать новому работодателю не только имущество, но и документацию, в том числе по соответствующему передаточному акту трудовые книжки работников, личные карточки по форме Т-2 и т. д. При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с Росархивом (п. 6, 7 ст. 23). И, наконец, как уже говорилось выше, федеральные законы могут устанавливать отдельные особенности реорганизации некоторых видов учреждений (например, порядок лицензирования и аккредитации реорганизуемых юридических лиц5).1.См.

например: ст. 34 Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 “Об образовании”, ст.

31 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ “О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации”, ст. 18 Федерального закона от 03.11.2006 № 174-ФЗ “Об автономных учреждениях” и др2.См. например: раздел VI Устава федерального государственного учреждения “Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации”, утвержденного Приказом Минюста РФ от 16.11.2005 № 220.3.
например: раздел VI Устава федерального государственного учреждения “Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации”, утвержденного Приказом Минюста РФ от 16.11.2005 № 220.3.

П. 12 Письма ФНС России от 23.01.2009 г. № МН-22-6/64@ “По вопросу внесения в Единый государственный реестр юридических лиц записи о нахождении юридического лица в процессе реорганизации”.4.Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 439 “Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей”.5.

См. п.2 ст. 34 Закона РФ от 10.07.1992 № 3266-1 “Об образовании”.

  1. , начальник юридического отдела, член Ассоциации юристов России, г. Москва

Источник: Журнал . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Правила формирования и оформления личного дела сотрудника

Вы здесь Опубликовано 2012-10-16 22:45 пользователем Valeratal «Кадровик.

Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело.

Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье. Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело — это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98). Переходящее дело — это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года (устав фирмы, личное дело, уголовное дело и т. д.). В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование (группировка) документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов.

Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности.

Сроки хранения документов указаны в: — Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182); — Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения. Решение ВАС РФ от 06.09.2011 N 7889/11

«Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558»

говорит, что данный Приказ Минкультуры России, утвердивший Перечень и сроки хранения архивных документов государственных и частных организаций, признан не вступившим в силу, так как он не был официально опубликован полностью. На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим.

Заявитель (ОАО «ГМК «Норильский никель») требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения: — временного хранения (до 10 лет включительно); — долговременного срока хранения (свыше 10 лет); — постоянного срока хранения. В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).

Основное требование к формированию дел — это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за 1 календарный год.

Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Переходящее дело вносится в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 30 — 40 мм, это около 250 — 300 листов.

Если документов больше, дело разделяется на два или более тома. Особенности формирования личного дела сотрудника Словарь кадрового делопроизводства. Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность сотрудника.

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т. д.). Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

(ред.

от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно.

Однако в соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся.

На рабочих (в т. ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Состав документов личного дела сотрудника Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника на работу. Личное дело формируется в два этапа: — в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу; — в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника. На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности: — внутренняя опись документов дела; — копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; — трудовой договор; — копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации. При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме. На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.

д.). Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.

Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров.

Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше.

В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы. Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал.

При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.

Примерный образец ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов личного дела Соколовой Ирины Николаевны ———————————- (фамилия, имя, отчество работника) N п/п Наименование документа Количестволистов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возвратадокумента Подпись работникаслужбы кадров 1 2 3 4 5 6 7 1 Резюме/ автобиография/ заявление 1 2 Копия диплома об образовании 2 — 4 3 Трудовой договор .

5 4 Приказ о приеме на работу.

Копия 6 5 Приказ о переводе на другую работу. Копия 7 И т. д. Наименование должности лица, составившего опись ______________________________ (Подпись.

Расшифровка подписи) Дата _____________________________ Отметка о заверении Верно (без двоеточия) Специалист отдела кадров ________________ И.

И. Миронов подпись 01.10.2011 Печать На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке: — документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т. п.); — материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.

п.). Включаются в личное дело также: — копии приказов о перемещении по должности; — копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении.

Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки. Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся: — учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС; — справки с места жительства; — справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения; — черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы); — личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения); — жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению; — материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации; — трудовые книжки.

Все указанные документы формируются в отдельные дела. Оформление личного дела сотрудника В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников».

Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу». В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено.

Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером. На обложке дела указываются: — наименование организации; — наименование структурного подразделения; — индекс дела; — заголовок дела; — дата дела (тома, части); — количество листов в деле; — срок хранения дела; — архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре. Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются.

Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

(ред.

от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве. Примерный образец Общество с ограниченной ответственностью «Карусель» ————————————————— (наименование предприятия, организации, учреждения) ┌────────────┐ │ Ф.

N _____ │ │Оп. N _____ │ │ Д.

N _____ │ │ │ └────────────┘ Отдел кадров ЛИЧНОЕ ДЕЛО N 12-15 Попова Игоря Александровича ————————— (фамилия, имя, отчество) Дата начала: 12 января 2005 г. Дата окончания: 23 декабря 2010 г. На 15 листах Хранить 75 л. ┌────────────┐ │ Ф.

N _____ │ │Оп. N _____ │ │ Д. N _____ │ │ │ └────────────┘ Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации.

В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр.

Архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела (формат А4).

Регистрация и хранение личных дел сотрудников Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.

В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, должен проводить проверку наличия личных дел, а также закрывать и опечатывать шкафы с личными делами.

Проверка и ознакомление с личным делом сотрудника Ежегодно специально назначаемая комиссия организации проводит проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование. Форма акта представлена в Основных правилах работы архивов организаций. Также проверка личных дел сотрудников предприятия может проводиться государственными организациями, выполняющими контролирующую, надзорную, правоохранительную деятельность, в установленном законом порядке.

Беспрепятственное проникновение на территорию любого предприятия и доступ ко всей документации по личному составу имеют сотрудники следующих государственных учреждений: — сотрудники прокуратуры РФ; — сотрудники МВД России; — государственные инспекторы Рострудинспекции; — представители Мосархива и др. государственных учреждений. Сотрудники ГИБДД имеют право знакомиться с документами и производить в установленном законом процессуальном порядке выемку документов, имеющих отношение либо к расследованию уголовного дела (например, ДТП), либо к факту установления личности работника организации.

В любом случае любое процессуальное действие сотрудников МВД производится в рамках соответствующего распоряжения, постановления, обязательно протоколируется. Как правило, таким действиям предшествует официальный запрос на имя начальника соответствующего отдела, руководителя предприятия.

Примерный образец Журнал инвентарного учета личных дел Номер дела Фамилия и инициалы работника Дата постановкидела на учет Дата снятия дела с учета Роспись работника, ответственногоза ведение личных дел 12-01 Иванов И.

А. 12.01.2000 Сидорова Так как личное дело касается непосредственно работника, то каждый сотрудник организации имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом и потребовать внесения изменений или дополнений в анкетно-биографические и другие данные на основании подтверждающих документов.

Библиографический список 1. Основные правила работы архивов организаций.

М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. 2.

ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». 3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД.

УСОРД. Требования к оформлению документов».

Л. Доронина К. э. н., доцент кафедры «Документоведение и ДОУ» Государственного университета управления Подписано в печать 07.10.2011 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Слияние организаций и личные дела уволенных сотрудников

Вы здесь Опубликовано 2008-12-19 10:14 пользователем Hrreader Наша компания осенью ликвидируется путем слияния. Как быть с личными делами уволенных сотрудников?

В какой из архивов Москвы я могу сдать эти дела? Ответ Если ликвидация вашей организации происходит в виде слияния филиалов и образования нового юридического лица, то имеющиеся в наличии личные дела работников, увольняемых в порядке перевода к другому работодателю передаются в отдел кадров ( административный отдел) вновь образованной организации.

Если же работники, увольняются без перевода к другому работодателю, то оформленные на них личные дела ( персональные) должны быть оформлены в соответствии с требованиями архивного законодательства и переданы на хранение в территориальный архивный отдел по месту регистрации ликвидируемого юридического лица.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив установлены ОСНОВНЫМИ ПРАВИЛАМИ РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ»(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002): п.

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. 3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. 3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. 3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. 3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты.

Back to Top