glavargument.ru

Возложение обязанностей кадровика на генерального директора

Оглавление:

Сроки хранения


В соответствии с пп. «б» п. 19 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, приказы о возложении обязанностей по кадрам, будучи распоряжениями по личному составу, подлежат хранению на протяжении 75 лет. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Кадровая отчетность в 2021 году — это список уведомлений, которые специалисты отдела кадров сдают в разные государственные органы. Чтобы ни одну ведомость не упустить, скачайте полный календарь кадровика себе на рабочий стол. 09 Января 2021 в 17:53 Топливная карта — это платежное средство, при помощи которого можно оплачивать топливо и другие услуги АЗС.

Расчетный инструмент позволяет экономить и контролировать расход денежных средств в режиме реального времени.

19 Декабря 2019 в 14:08 Как подписать документ электронной подписью:

  • Установить специальную программу.
  • Выбрать подходящий тип подписи.

19 Ноября 2019 в 16:48 Электронное оформление нарядов-допусков на опасные работы — способ сэкономить компаниям массу ресурсов. Для того чтобы реализовать эту модель, стоит внимательно изучить нюансы законодательства как об электронных подписях, так и по охране труда. 07 Октября 2019 в 16:11 Найти ОКПО по ИНН — это один из простых и быстрых способов узнать один из важнейших статистических кодов, идентифицирующих организацию.

Данные из классификатора необходимо указывать в первичных документах, в ряде отчетных форм и документов. 16 Сентября 2019 в 14:10 19 Февраля 2021 31 Января 2021 30 Января 2021 30 Января 2021 29 Января 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ.

Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить: • приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*); • о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*); • о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*); • о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*); • о направлении работника в командировку (форма № Т-9*); • о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ).

Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5). Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу.

Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.
Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред.

от 16.02.2016; далее – Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу – 5 лет (п.

«б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение.

Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат. Нюансы формирования дел. Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года.

Дел должно быть как минимум два: первое – со сроком хранения 5, второе – 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела:

«Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков»

, «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д.

Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами: • дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет); • дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет).
Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами: • дело 1 – приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения – 5 лет); • дело 2 – приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения – 50 лет).

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера

Возложение должностных функций главного бухгалтера на другого работника возможно в нескольких случаях:

  1. Нахождение бухгалтера в очередном оплачиваемом отпуске или отпуске без содержания. В любом случае, период отсутствия на работе будет весьма продолжительным. В связи с этим работа отдела может быть фактически приостановлена. Чтобы не допустить этого, функции работника может исполнять другой специалист;
  2. Временная нетрудоспособность главного бухгалтера. Во время болезни необходимо возложить его деятельность на другого работника из бухгалтерского отдела;
  3. При увольнении работника, работодатель или управляющий обязаны возложить функции на другого сотрудника. Такой работник будет исполнять работу бухгалтера до назначения на постоянную должность другого работника.

Во всех случаях возложение дополнительных функций отсутствующего работника осуществляется путем издания специального приказа.

Данный акта утверждается работодателем. Скачать образец

Приказ о возложении обязанностей на время отпуска

Если в организации штатная численность сотрудников велика, необходимо установить распределение их обязанностей. Это позволит четко очертить круг ответственности каждого лица.

Это решение оформляется посредством издания соответствующего приказа или распоряжения о распределении обязанностей между персоналом организации. В данном документе содержится указание и на взаимозаменяемость работающих в фирме.

Как правило, это отражается после текста о конкретных обязанностях сотрудника. Делается запись о выполнении им дополнительных функций в период отпуска другого сотрудника.

Эта деятельность и становится одной из трудовых обязанностей лица.

Скачать образец

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  2. на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь. Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки.

Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями. Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей. Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все.

Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Платить или не платить за совмещение?

По общему правилу при совмещении должностей, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата (статья 151 ТК РФ).

Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора между учредителем (работодатель) и руководителем организации (работник). Конкретные размеры доплат (оплаты труда) определяются в соответствующем приказе (распоряжении) о поручении дополнительной работы по другой должности.

Отметим, что при работе на условиях совмещения должностей не нужно отдельно учитывать время, в течение которого директор исполняет обязанности главного бухгалтера, так как эта работа выполняется работником в пределах нормальной продолжительности рабочего дня, установленной для основной работы. Опять же, если вы склоняетесь к точке зрения о невозможности совмещения должностей генеральным директором, то никаких отдельных соглашений и пунктов о доплате за совмещение быть не может.

Выход из ситуации следующий: договариваться о доплате устно и либо увеличивать оклад директора, либо производить доплаты в виде премий.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и иных сотрудников

Законодательство не запрещает возложить ведение бухгалтерского учета на любое иное должностное лицо организации помимо генерального директора.

Это может произойти, например, если должность учетного работника в штатном расписании организации вовсе не предусмотрена, а возложить обязанности главбуха на себя руководитель организации не может или не хочет.

Приказ о возложении обязанности главного бухгалтера на бухгалтера: образец. Приказ № 6т от 22.07.2019 Приказываю: В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Мир путешествий» должности главного бухгалтера и в соответствии с п.

3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ возложить ведение бухгалтерского учета на администратора Козыреву В.Н. с 22.07.2019. Основание: трудовой договор от 22.07.2019 № 72 с Козыревой В.Н. Генеральный директор ___________________ Петровский Г.А. Не возражаю _______________________ администратор Козырева В.Н.

Не возражаю _______________________ администратор Козырева В.Н.

22.07.2019 Наличие в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, которая по разным причинам пока вакантна, также не лишает руководителя права вместо приема на работу нового сотрудника поручить обязанности главного бухгалтера уже работающему сотруднику. Как оформляется возложение обязанностей главного бухгалтера на других сотрудников в период его отпуска, мы рассматривали в .

1.2. ПОЛНОМОЧИЯ ПЕРЕДАЮТСЯ В ПРОЦЕССЕ РАБОТЫ

Если руководитель решает передать часть своих полномочий работнику, который уже работает в организации, то последний должен дать свое согласие.

ТК РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы.

В этом случае возможны два варианта: • сотрудник дополнительную работу выполняет бесплатно; • за дополнительную работу придется платить.

  1. Вариант 1: работник выполняет дополнительную работу без оплаты

На практике руководители передают часть своих полномочий, то есть дополнительную работу, устно.

Часто работники с этим соглашаются, не требуя оформления и доплаты. Такая безропотность может быть связана со страхом испортить отношения с начальством или с желанием работника освоить новые функции, накопить навыки и опыт для карьерного роста.

Но перестраховаться все же стоит.

Поэтому даже при согласии работника выполнять дополнительную работу поручение такой работы лучше оформить. Достаточно просто дополнить должностную инструкцию соответствующим пунктом и ознакомить с ним работника под роспись.

Шаг 1: вносим изменения в должностную инструкцию.

Как мы упоминали выше, чтобы внести изменение, нужно либо издать приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (см.

Пример 1), либо утвердить новую редакцию должностной инструкции (Пример 4).

Источник: https://www.profiz.ru/sr/9_2017/delegiruem_polnomochiya/

Директор и бухгалтер в одном лице приказ, главбух 1

Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:

  1. назначить специалиста согласно штатному расписанию;
  2. заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
  3. возложить эту функцию на себя.
  1. Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).
  2. Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа.

Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к. по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера.

Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует. После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п. ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов.

Итоги

Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам.

Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию. Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен Подписаться Источник: https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/vozlozhenie_obyazannostej_glavnogo_buhgaltera_na_generalnogo_direktora/

Шаг 2 Договариваемся с сотрудником.

Жертву выбрали – приступаем к переговорам. Переговоры можно проводить в любом месте (за рабочим столом сотрудника, в кабинете руководителя, в ближайшем кафе) и в любой форме (устно, письменно через канцелярию, по электронной почте, даже запуская самолетики, сложенные из записок), а вот оформить договоренности придется в письменной форме в виде Дополнительного соглашения к Трудовому договору.

(Не забываем оговаривать доплату за новые обязанности – увеличение работы ведет к увеличению оплаты труда. Так и договориться легче и у проверяющих вопросов не будет.)Дополнительное соглашение пишем так:С сотрудником договорились, надо закрепить договоренности приказом.

Когда нужен приказ

Кадровое делопроизводство — это целый пласт работы, который требует вдумчивого подхода, профессиональных знаний и большого уровня ответственности и внимательности, за любой просчет организацию призовут к ответственности.

И чем крупнее организация, чем больше в ней сотрудников, тем сильнее загруженность у кадровиков. В идеальном варианте делопроизводством занимается специально нанятый человек, обладающий профессиональными познаниями и опытом работы в этой сферы.

Если организация очень крупная, имеет смысл создать целый отдел или службу с несколькими сотрудниками, которые будут вести кадровые дела. Чаще всего, если организация средняя по размеру и кадрового учета не так много, полномочия по делопроизводству на основаниях совместительства возлагаются на кого-то из сотрудников другого профиля.

Допустимо возложить обязанности кадровика на бухгалтера, юриста, секретаря.

В таком случае с этими работниками заключается отдельное соглашение, за выполнение дополнительной работы им необходимо доплачивать. Если компания совсем маленькая, делопроизводством занимается сам руководитель.

Оценивая, на кого возложить обязанности кадровика в ИП, следует понять, много ли в подчинении ИП работников. Если да, этот фронт доверяют кому-то из имеющихся или нанимают специального человека. Распоряжение о возложении полномочий необходимо, если делопроизводством занимается специально нанятый человек либо если эти обязанности передаются кому-то из сотрудников на началах совместительства.

Если кадровыми вопросами занимается сам руководитель организации, оформлять приказ не обязательно — он и так, в силу своей должности, вправе управлять всеми аспектами деятельности компании.

Аналогично решается вопрос, нужно ли возлагать обязанности кадровика на ИП, — если он ведет собственные дела, приказ не обязателен.

Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора

Если компания только открылась, у нее нет в штате бухгалтерских специалистов или же, если человек, занимающийся отчетностью и контролем, уходит в отпуск или увольняется, бухучет нередко берет на себя руководитель предприятия. Важно! Возлагать на себя обязанности по ведению бухгалтерского учета не могут руководители организаций, занимающихся юридическим консультированием или проходящих обязательный ежегодный аудит В остальных случаях ИП или руководитель малого предприятия может проводить операции самостоятельно.

Несмотря на то, что по закону директор отвечает за бухгалтерию предприятия, оформлять передачу функций главбуха нужно документально. Приказ об исполнении директором обязанностей главного бухгалтера издают либо с момента начала работы компании — если сразу предполагается ведение бухучета руководителем —, либо до момента увольнения сотрудника, выполняющего эти функции. В документе указывают причину передачи полномочий.

Например, отсутствие специалиста в штате, незанятая вакантная должность, отпуск любого вида у ответственного исполнителя и т.д. Также в обязательном порядке проставляют дату, город, номер документа, полное название компании и непременно ссылку на законодательный акт, в соответствии с которым происходит передача обязанностей (3-я часть 7-й статьи ФЗ-402 от 06.12.11). Стандартных бланков и правил заполнения не существует, допускается произвольная форма.

Подписывает бумагу глава предприятия. С точки зрения оплаты труда директор может поступить по своему желанию. Есть два варианта — оформить совместительство и дополнительную оплату, либо выполнять эту работу без дополнительного вознаграждения только за зарплату руководителя.

При возложении обязанностей на гендира последнему в трудовую книжку запись о совмещаемой должности не делают.

Для индивидуальных предпринимателей издавать распоряжение о возложении на себя обязанностей не нужно, так как бухучет для ИП не предусмотрен. Если наемных кадров нет, ИП просто по закону своим решением сам занимается ведением бухгалтерии, но не назначает себя на вторую должность (в том числе по совместительству).
Если наемных кадров нет, ИП просто по закону своим решением сам занимается ведением бухгалтерии, но не назначает себя на вторую должность (в том числе по совместительству).

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда.

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией.

Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4). За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  1. для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
  2. для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.
  3. для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Когда генеральный директор становится главным бухгалтером…

Очень часто в небольших компаниях генеральный директор совмещает должность главного бухгалтера.

А правомерно ли это? Как правильно это оформить документально?

Что лучше: совмещение должностей главного бухгалтера и генерального директора или возложение обязанности главного бухгалтера на генерального директора?

Давайте разбираться.

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ, ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ, ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовые договоры работников, их личные карточки и трудовые книжки являются настольными документами кадровика. Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально. Все они обязательны: • трудовой договор – в соответствии со ст.

56 ТК РФ; • трудовая книжка – в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек; • личная карточка работника – на необходимость ее ведения указывает п. 12 Правил ведения трудовых книжек.

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.

Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации. Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами.

Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника. Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже). Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу.

Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам.

Конечно, бывают и исключения, когда по разным причинам уволившийся работник не забрал свою трудовую книжку – время от времени такое случается. Следует помнить, что трудовая книжка – документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п.

2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой. Нюансы формирования дел. Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются – «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников».
Нюансы формирования дел. Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются – «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников». Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера при совмещении

Если должность главбуха есть в организации, но она вакантная, обязанности главбуха может взять на себя обычный бухгалтер.

Тогда надо издать приказ и прописать в нем совмещение должностей — указать период совмещения, дату приема-передачи дел, размер доплаты за совмещение. Образец приказа о возложении обязанностей на бухгалтера при совмещении должностей ООО «Стройтех» ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423 полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО) ПРИКАЗ № 53 о возложении обязанностей по ведению бухучета Источник: https://42garmoniya.ru/prikaz-o-vozlozhenii-kadrovogo-ucheta/

Приказ о возложении обязанностей на время больничного листа

Замещение в случае болезни кого-то из сотрудников регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. Если приходится возложить исполнение функций заболевшего сотрудника на его коллегу, нужно издать приказ о возложении обязанностей на время больничного листа.

Можно разработать свой шаблон такого документа, а можно воспользоваться унифицированными формами Т-5 или Т-5а. Основанием для написания приказа будет рапорт или служебная записка, поясняющая ситуацию: человек заболел и до его выздоровления нужно передать обязанности другому сотруднику.

► Кому поручить охрану труда, если в компании нет такого специалиста, и как это оформить Самостоятельно составляя приказ о возложении обязанностей на время больничного листа, надо придерживаться такой структуры:

  1. доплата либо отсутствие таковой;
  2. подпись руководителя и роспись замещающего сотрудника об ознакомлении с документом.
  3. ФИО и должность замещающего сотрудника;
  4. наименование и реквизиты компании и самого документа – ОГРН, ИНН и адрес
  5. должность и ФИО забелевшего работника, вместо которого будет трудиться другой специалист;
  6. срок замещения;
  7. основные обязанности, которые придется исполнять;
  8. документ-основание для издания приказа;

Скачать шаблон >>>Скачать образец >>>

Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора

Наиболее типична ситуация, когда обязанности главного бухгалтера возлагают на генерального директора на постоянной основе.

Но надо иметь в виду, что принять на себя ведение бухгалтерского учета могут не все руководители. Генеральный директор может издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя в следующих типах организаций (, ):

  1. субъекты малого и среднего предпринимательства;
  2. организации – «Сколковцы».
  3. некоммерческие организации;

Однако если указанные типы организаций подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, адвокатским бюро, а также в иных случаях, перечисленных в , вести бухгалтерский учет лично руководитель не сможет.

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст.

17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет.

Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований: • обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива); • формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения; • составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

  1. Составляем опись дел по личному составу. Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6 ). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1–8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:
  2. Соблюдаем особый режим хранения документов, которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один – у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
  3. Формируем дела по годам. О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).

• годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно; • все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу; • нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14); • каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения – 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов; • каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.

Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска

Возложение обязанностей генерального директора на время отпуска оформляется приказом по предприятию.

Приказ не имеет законодательно утвержденной унифицированной формы, должен содержать следующие реквизиты:

  1. Период, на который сотрудник назначается исполняющим обязанности директора.
  2. Номер, дату создания, место создания.
  3. Вознаграждение за расширение обязанностей.
  4. Полное наименование организации.
  5. Основание для выпуска приказа – указание номера и даты приказа об отпуске руководителя.
  6. Функции и полномочия, закрепленные за сотрудником.

Кроме того, приказ о возложении обязанностей на время отпуска должен оговаривать, остаются ли за сотрудником его основные должностные обязанности, или на время замещения он передает их другим работникам.

Если замещающему сотруднику предоставляется право подписи документов, это обязательно должно быть отражено в приказе.

Скачать шаблон >>>Скачать образец >>> Приказ должен быть собственноручно подписан директором предприятия.

Использование факсимильной или электронной подписи не допускается.

Подписантом может быть руководитель, который наделяет сотрудника своими полномочиями в связи с уходом в отпуск, либо лицо, имеющее доверенность на подписание таких распорядительных документов.

Back to Top